O Escritório de projetos (EP) ou PMO (Project Management Office) é um serviço dentro da organização que tem por missão manter a visão integrada do Plano Estratégico e dos valores da organização nos programas, projetos e em todas as ações da cooperativa.
O Project Management Office (PMO) tem como princípio ser um facilitador na realização das ações da cooperativa, sendo fundamental quando o assunto é administração de recursos e pessoas, metodologias, ferramentas e técnicas. O escritório de projetos constrói e utiliza metodologias, modelos, políticas, ferramentas e tecnologias para atuar como ponto central de contato gerencial com projetos em andamento, criando mecanismos que irão permitir acompanhar e monitorar se os projetos executados estão alinhados às estratégias da organização. Em linhas gerais, o objetivo do PMO é viabilizar a implementação de projetos, dentro do prazo, no custo correto, com a qualidade desejada e atingindo os resultados esperados. Para isso, o Escritório de Projetos precisa padronizar processos, mobilizar e qualificar pessoas para atingir os resultados previstos em cada iniciativa.
As responsabilidades de um PMO podem variar de funções de suporte e gerenciamento de projetos, até a responsabilidade pela gestão direta de um ou mais projetos da organização. Pode ser também a entidade responsável por gerenciar o portfólio de projetos da empresa, e pela orientação dos gerentes de projetos nas metodologias e ferramentas de gestão. Além disso, o Escritório de Projetos pode assumir ou recuperar o gerenciamento de determinados projetos considerados estratégicos e apoiar a alta gestão com relatórios e informações executivas, organizando o acesso à documentação histórica e as lições aprendidas.
Entregáveis
As principais entregas de um escritório de projetos variam com a abrangência de sua atuação dentro da cooperativa, mas em linhas gerais, o PMO centraliza o acompanhamento de projetos em ferramentas de gestão que permitem a Diretoria da Cooperativa ter uma visão executiva de todos os projetos em andamento, dos recursos empregados em cada iniciativa e dos resultados alcançados.
Para isso, o PMO utiliza como referência as orientações do PMI (Project Management Institute) que é uma das maiores associações para profissionais de Gerenciamento de Projetos do mundo. O PMI é uma organização sem fins lucrativos que tem o objetivo de disseminar as melhores práticas de gerenciamento de projetos utilizando uma metodologia reconhecida que divide a gestão de projetos em 10 (dez) áreas de conhecimento:
- Gerenciamento de escopo
- Gerenciamento de tempo
- Gerenciamento de qualidade
- Gerenciamento de custos
- Gerenciamento de aquisições
- Gerenciamento de comunicações
- Gerenciamento de recursos humanos
- Gerenciamento de riscos
- Gerenciamento de integração
- Relacionamento com stakeholders
